Una comunidad de vecinos requiere, al igual que cualquier otro colectivo, de herramientas de comunicación que hagan que los asuntos que afectan a todos los propietarios fluyan entre Administrador de Fincas, Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente, vocales…) y Propietarios.
Hoy en día, en la mayoría de las comunidades, esta comunicación se reduce a acudir (el que pueda) a interminables Juntas siguiendo la orden del día, recibir el Acta de la Junta (y demás papeles en tu buzón), y, a lo sumo, hacer alguna llamada al Administrador para comunicar un incidente, o cruzarte con el Presidente para preguntarle en la escalera sobre «lo tuyo». Una comunicación totalmente ineficiente y propia de otra época.
Comunidad Online
En los últimos años han ido apareciendo multitud de herramientas para gestionar este problema. Normalmente, el Administrador de Fincas facilita a los vecinos un usuario y contraseña para acceder a la información que solo él decide publicar. Esto es una comunicación unidireccional, de Administrador o Propietario, ignorando que los propietarios también se deberían poder comunicar con él, entre sí, o con algún miembro de la junta de gobierno. Además, toda esa información se pierde si se cambia de administrador, porque es él quien es propietario de la herramienta, mientras que la información y documentos deberían estar siempre a disponibilidad de la comunidad, independientemente de quién la gestione.
Sin embargo, también han surgido soluciones que, no solo permiten que el Administrador de Fincas gestione la comunidad de forma eficiente, sino que los propios propietarios, presidente, inquilinos y todos los participantes de una comunidad de vecinos puedan comunicarse y hacer que la gestión sea ágil, transparente y útil.
¿Por qué crear una comunidad online?
1. Para mantener la privacidad
Solo los vecinos pueden acceder a la web de la comunidad, evitando así que intrusos puedan obtener información sensible. El acceso se otorga mediante un código de acreditación unipersonal que se deposita en el buzón del solicitante, por lo que nadie ajeno a la comunidad puede entrar.
2. Para estar informado al instante
La página web debe disponer de un tablón de anuncios virtual, donde Presidente o Administrador pueden publicar avisos, información o cualquier documento. Recibirás una notificación cuando se publique algo nuevo en el tablón, que será visible nada más acceder a tu comunidad. Nunca más se te pasará el aviso de limpieza de garajes.
3. Para agilizar la comunicación
¿Cuántas veces has querido contactar con el Administrador, con el Presidente, o con otros vecinos, y no has sabido cómo? Mediante la mensajería privada puedes enviar un mensaje privado a otro miembro de la comunidad, y recibirás un aviso si alguien te escribe a ti. Imagina recibir una viso de tu vecino de abajo cuando se te está escapando el agua de la lavadora, y estás de vacaciones. Además el Presidente (o cualquier miembro de la Junta) puede enviar un mensaje privado a todos los miembros de la comunidad, si hubiera una imagen que comunicar al instante.
4. Para generar debate
Nada como un foro donde todos, presidente, propietarios, inquilinos, administrador…, puedan debatir sobre cualquier tema, incluir datos, fotos, vídeos, o enlazar con información de internet. Y todo de una manera privada y con nombre y apellidos, para que no haya anónimos que enturbien la conversación.
5. Para reducir costes
Porque la comunidad es la propietaria de toda la documentación que genera (actas, presupuestos, manuales, licencias…), dispondrás de un completo Gestor Documental que servirá para ahorrar cientos de euros en fotocopias/envíos, para poder acceder a cualquier documento al instante y desde donde quieras, o consultar el histórico del acta o presupuesto que se hizo hace años…con un potente buscador, y todo clasificado por categorías para que lo encuentres rápidamente.
6. Para economizar tiempo
¿Te has preguntado cuántas horas se pierden en una reunión de vecinos donde tras discutir, sin mucho orden ni concierto, se realiza una votación a mano alzada? Con el sistema de votaciones el presidente puede sugerir un tema, publicarlo durante un periodo de tiempo, discutirlo y solicitar el voto de los vecinos sin necesidad de asistir a ninguna reunión. Imagina lo fácil que sería decidir el color de los toldos (viendo incluso las fotos) o elegir entre dos presupuestos.
7. Para agilizar averías
En ocasiones surgen incidencias en la comunidad que no sabemos cómo reportar. Hasta entonces nunca te has preguntado si hay que llamar al presidente, si contactar con el administrador de la finca o, qué hacer. Con el gestor de incidencias es tan fácil como abrir una incidencia, aportar la información requerida, incluyendo datos, fotos, …, y esperar a que el presidente o el administrador la asigne o la cierre.
8. Para mejorar la transparencia
Este tipo de herramientas no solo abren la gestión de una comunidad a todos los vecinos, sino que pone en valor la actividad que este profesional realiza, porque el vecino está al tanto de todo lo que el Administrador y Presidente gestionan cada día.
9. Para salvar distancias
Hay mucha gente que no vive habitualmente en su comunidad, bien porque sea segunda residencia, o porque la tenga alquilada, o simplemente este fuera por trabajo. Una herramienta online de este tipo se hace imprescindible para estar al tanto de todo.
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